Datenschutzinformation für Sachbearbeiter und Ansprechpartner (Art. 13 DSGVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie – als Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Produktionsleiter oder Administrator unserer Geschäftskunden – gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen mit Ihrem Unternehmen erheben, wie wir diese Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Dazu gehören insbesondere Daten, die erforderlich sind, um die Kommunikation mit Ihnen sicherzustellen, unsere vertraglichen Leistungen gegenüber Ihrem Unternehmen zu erbringen und eine reibungslose Administration im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Softwarelösungen und Dienstleistungen zu gewährleisten.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

extainia UG (haftungsbeschränkt)
Dreischeibenhaus 1
40211 Düsseldorf
E-Mail: info@extainia.com
Web: www.extainia.com

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

DATENDO GmbH
Hohenzollernring 55, 50672 Köln
E-Mail: dsgvo@datendo.de
Web: www.datendo.de

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Kommunikation und Vertragsdurchführung: Zur Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Dazu gehört die Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder postalisch sowie die Administration Ihres Kundenkontos.
Bereitstellung und Nutzung unserer Software/App: Um Ihnen als Administrator oder Ansprechpartner Zugangsdaten bereitzustellen, Nutzer anzulegen und die Nutzung unserer Softwarelösungen für Ihr Unternehmen technisch und organisatorisch zu ermöglichen.
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: Zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie regulatorischer Vorgaben im Datenschutzrecht.
Wahrung berechtigter Interessen: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hierzu zählen u. a. die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie Maßnahmen zur Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen),
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) sowie
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen).

Hinweis: Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der Nutzung der App erhoben und verarbeitet werden, liegt beim jeweils die App einsetzenden Verantwortlichen (z. B. Filmproduktionsunternehmen).

4. Kategorien personenbezogener Daten und betroffener Personen

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen verarbeiten wir personenbezogene Daten der folgenden betroffenen Personen:

Sachbearbeiter und Ansprechpartner im Rahmen der Vertragsanbahnung, -durchführung und Kommunikation,
Produktionsleiter als verantwortliche Ansprechpartner für die Nutzung und Koordination unserer Softwarelösungen/App,
Administratoren der Filmproduktion, die für die Verwaltung von Nutzerkonten innerhalb der App zuständig sind.

Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten umfassen insbesondere:

Stammdaten (Name, Vorname, ggf. Titel, Position im Unternehmen),
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift),
Unternehmenszugehörigkeit (Firma, Abteilung, Funktion),
Zugangsdaten im Rahmen der Bereitstellung und Administration der Software,
Kommunikationsinhalte (z. B. E-Mail-Korrespondenz, Support-Anfragen).

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an solche Stellen weitergegeben, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Hierzu gehören insbesondere:

Interne Stellen unseres Unternehmens (Betreuung der Geschäftsbeziehung, Vertragsabwicklung, technische Bereitstellung der Software),
IT-Dienstleister und technische Betreiber für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung unserer Software und IT-Infrastruktur,
Hosting-Anbieter in Belgien, bei dem die App betrieben wird,
Acronis International GmbH (Frankreich), bei der Datensicherungen gespeichert werden,
externe Berater oder Dienstleister (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater), soweit dies zur Wahrung unserer rechtlichen und wirtschaftlichen Interessen erforderlich ist,
Behörden und öffentliche Stellen, sofern wir rechtlich dazu verpflichtet sind (z. B. im Rahmen von Auskunfts- oder Nachweispflichten),
Apple Inc. (Apple App Store) sowie Google Ireland Limited / Google LLC (Google Play Store) als Empfänger personenbezogener Daten, soweit diese im Rahmen von Download, Installation oder Nutzung der Stores verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung der jeweiligen Anbieter.

Eine darüberhinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

6. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Dabei gelten insbesondere folgende Grundsätze:

Daten aus der Geschäftsbeziehung speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- oder Steuerrecht) erfordern eine längere Speicherung. In diesen Fällen erfolgt die Speicherung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Sofern wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, speichern wir diese bis zu deren Widerruf, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Kommunikationsdaten (z. B. E-Mails) werden im Rahmen gesetzlicher Archivierungsvorgaben aufbewahrt.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder gesperrt.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe entgegenstehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Verarbeitung nur noch in eingeschränktem Umfang unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. bei bestrittenen Daten).
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder gegen Direktwerbung.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, soweit anwendbar.

8. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig für unser Unternehmen ist:

Landesbeauftragte(r) für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 200444, 40102 Düsseldorf
Telefon: 02 11/384 24-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Homepage: https://www.ldi.nrw.de

10. Bereitstellung der Daten und Erforderlichkeit

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, um den Vertrag mit uns abzuschließen und auszuführen. Ohne diese Daten können wir den Vertrag möglicherweise nicht erfüllen. In einigen Fällen, wie bei freiwilligen Marketingaktivitäten, erfolgt die Bereitstellung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

11. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling.

Stand

September 2025

Hinweis zur Sprachform

Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf eine geschlechtsneutrale Schreibweise verzichtet. Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen und beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.